Federasyon Nasıl Kurulur

Federasyon Nasıl Kurulur?

Ortak bir amaç için çalışan derneklerin güçlerini birleştirmesi, seslerini daha gür duyurması ve etki alanlarını genişletmesi... Sivil toplumda bir sonraki aşamaya geçmenin en güçlü yolu bir federasyon kurmaktır. Peki, bu önemli ve stratejik adım nasıl atılır? Dernekleri bir araya getirerek bir federasyon çatısı oluşturmanın yasal şartları nelerdir? Tüzük nasıl hazırlanmalı ve bu süreçte sizi hangi adımlar bekliyor?

Bir dernek kurmak başlı başına önemli bir süreçken, bir federasyon kurmak, bu sürecin çok daha fazla hukuki detay, koordinasyon ve stratejik planlama gerektiren bir üst seviyesidir. Birçok dernek yöneticisi için bu süreç, karmaşık ve içinden çıkılmaz bir labirent gibi görünebilir. Bu kapsamlı rehberde, bir federasyon kurma fikrinin doğuşundan, resmi olarak faaliyete geçmesine ve sürdürülebilir bir yapıya kavuşmasına kadar olan tüm yolculuğu, en temel şartlardan en ince yasal detaylara kadar adım adım, en ince ayrıntısına kadar anlatacağız.

Faz 0: Stratejik Hazırlık (Resmi Süreç Öncesi)

Resmi evrakları hazırlamaya başlamadan önce, kurucu derneklerin temsilcileri bir araya gelerek federasyonun temelini sağlam atmalıdır. Bu, projenizin "mimarisi" ve en kritik planlama aşamasıdır.

1. Ortak Misyon ve Vizyonun Belirlenmesi

Federasyonun varoluş amacı nedir? Kurucu dernekler hangi ortak hedef doğrultusunda güçlerini birleştiriyor? Örneğin, "Türkiye'deki tüm X Zanaatkarları Dernekleri'ni tek çatı altında toplayarak mesleki standartları yükseltmek ve uluslararası alanda temsil etmek." gibi net bir misyon belirlenmelidir. Bu ortak misyon, hem tüzüğün "Amaç" maddesini oluşturacak hem de federasyonun gelecekteki tüm faaliyetlerine yön verecektir.

2. Kurucu Derneklerin Tespiti ve Teyidi

Bir sonraki adımda ele alacağımız yasal zorunluluk gereği, federasyonu kuracak derneklerin tespiti ve bu derneklerin kendi içlerinde federasyona katılma kararı almış olmaları gerekir. Her kurucu derneğin, kendi genel kurulunda "X Federasyonu'nun kurucu üyesi olunması" yönünde bir karar alması ve bu kararı karar defterine işlemesi, sürecin en başında yapılması gereken hukuki bir adımdır.

3. Geçici Kurucular Kurulu'nun Oluşturulması

Kurucu derneklerin yönetim kurullarından seçilecek temsilcilerle bir "Geçici Kurucular Kurulu" veya "Müteşebbis Heyet" oluşturulur. Bu heyet, tüzük hazırlığı, resmi başvuruların yapılması ve ilk genel kurula kadar olan tüm süreci yönetmekle sorumlu olacaktır.

Faz 1: Resmi Kuruluş Süreci ve Yasal Şartlar

Stratejik planlamanızı tamamladıktan ve kurucu dernekler kendi içlerinde gerekli kararları aldıktan sonra, Medeni Kanun ve Dernekler Kanunu'nun belirlediği resmi süreci başlatabilirsiniz.

Adım 1: Yasal Ön Şartın Sağlanması (En Az 5 Dernek)

Bir federasyon kurabilmenin ilk ve en temel yasal şartı, amaçları aynı olan en az beş derneğin bir araya gelmesidir. Bu dernekler, tüzüklerinde belirtilen amaçlar doğrultusunda aynı veya benzer alanlarda faaliyet gösteriyor olmalıdır. Bu, kanunun aradığı "amaç birliği" ilkesidir.

Adım 2: Federasyon Tüzüğünün Hazırlanması (Federasyonun Anayasası)

Tıpkı bir dernek gibi, federasyonun da en önemli belgesi tüzüğüdür. Ancak bir federasyon tüzüğü, dernek tüzüğünden daha karmaşıktır çünkü artık sadece bireysel üyeleri değil, tüzel kişiliğe sahip dernekleri yöneten kuralları içermelidir. Hatalı veya eksik hazırlanmış bir tüzük, gelecekte üye dernekler arasında ciddi anlaşmazlıklara yol açabilir. Tüzükte bulunması zorunlu olan ve özenle yazılması gereken maddeler şunlardır:

• Federasyonun Adı ve Merkezi: Federasyonun tam adı ve faaliyet göstereceği il/ilçe belirtilmelidir.
• Federasyonun Amacı ve Faaliyet Alanları: Kurucu derneklerin ortak amacı ve bu amaca ulaşmak için federasyon çatısı altında yürütülecek faaliyetler (koordinasyon, lobi faaliyetleri, ortak projeler, eğitimler vb.) detaylıca açıklanmalıdır.
• Kurucu Derneklerin Bilgileri: Tüzükte, federasyonu kuran en az beş derneğin adları, merkezleri ve tüzüklerinde belirtilen amaçları açıkça yazılmalıdır.
• Federasyona Üye Olma ve Üyelikten Çıkma: Yeni derneklerin federasyona nasıl üye olacağı, üyelik başvurusunun nasıl değerlendirileceği ve bir derneğin üyelikten nasıl ayrılabileceği veya çıkarılabileceği net kurallara bağlanmalıdır.
• Federasyonun Organları: Genel Kurul, Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu'nun nasıl oluşacağı, görev ve yetkileri en ince detayına kadar yazılmalıdır. Özellikle Genel Kurul'da her üye derneğin kaç delege ile temsil edileceği ve oy hakları gibi kritik konular şüpheye yer bırakmayacak şekilde belirtilmelidir.
• Federasyonun Gelir Kaynakları: Üye derneklerden alınacak katılım payları (aidatlar), bağışlar, proje gelirleri, iktisadi işletme gelirleri gibi potansiyel tüm gelir kalemleri burada detaylıca belirtilmelidir.
• Diğer Zorunlu Maddeler: Tüzüğün nasıl değiştirileceği ve federasyonun feshi halinde mal varlığının nasıl tasfiye edileceği gibi diğer zorunlu maddeler de tüzükte eksiksiz yer almalıdır.

Adım 3: Gerekli Evrakların Toplanması ve Başvuru

Tüzüğünüzü hazırladıktan sonra, İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğü'ne sunmak üzere aşağıdaki belgeleri eksiksiz bir şekilde bir araya getirmelisiniz:

• Kuruluş Bildirimi (EK-2 Formu): Federasyon kurucularını temsil etmekle yetkilendirilen kişilerce imzalanmış resmi başvuru formudur.
• Federasyon Tüzüğü: Kurucu temsilcilerinin her sayfasını imzaladığı, genellikle 4 adet tüzük nüshası.
• Kurucu Derneklerin Genel Kurul Kararları: Her bir kurucu derneğin federasyonun kuruluşuna katılma yönünde aldığı genel kurul kararının onaylı bir örneği.
• Kurucu Temsilcisi Yetki Belgeleri: Kurucu derneklerin yönetim kurullarının, federasyon kurma işlemlerini yürütmek üzere kendi üyeleri arasından belirledikleri kişilere verdikleri yetki belgesi (yönetim kurulu kararı).
• Kurucuların Yasal Belgeleri: Kurucu temsilcisi olarak yetkilendirilen kişilerin T.C. kimlik numarası, adı-soyadı ve yerleşim yeri bilgilerini içeren liste.

Hazırladığınız tüm belgeleri, federasyonun merkezinin bulunduğu yerdeki Valiliğe veya Kaymakamlığa bağlı İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğü'ne teslim edin. Evrakları teslim ettiğinizde size bir "Alındı Belgesi" verilecektir. Bu belge ile birlikte federasyonunuz tüzel kişilik kazanır ve resmi olarak kurulmuş olur.

Faz 2: Kuruluş Sonrası Yasal Zorunluluklar

Federasyonunuz resmi olarak kurulduktan sonra, tıpkı bir dernek kurma sürecinde olduğu gibi, yapmanız gereken yasal yükümlülükler vardır:

• Dernek Defterlerinin Tasdiki: Karar Defteri, Üye Kayıt Defteri (üye derneklerin bilgileri işlenir), Evrak Kayıt Defteri gibi zorunlu defterleri noterden veya İl Müdürlüğü'nden tasdik ettirmelisiniz.
• İlk Genel Kurul Toplantısı: Kuruluşu izleyen ilk 6 ay içinde ilk genel kurul toplantınızı yaparak federasyonun asıl yönetim ve denetim kurullarını seçmelisiniz.
• DERBİS Kaydı ve Şifre Alımı: Seçilen yönetim kurulu adına DERBİS şifresi alarak tüm yasal bildirimlerinizi bu sistem üzerinden yapmaya başlamalısınız.
• Vergi Kimlik Numarası Alınması ve Banka Hesabı Açılması: Potansiyel Vergi Dairesi'ne başvurarak federasyonunuz adına vergi kimlik numarası almalı ve ardından bir bankada resmi hesap açtırmalısınız.

Faz 3: Dijital Varlık ve Etkin Yönetim

Federasyonunuz artık tamamen faal. Şimdi ortak misyonunuzu dünyaya duyurma, üye dernekler arası koordinasyonu sağlama ve etki alanınızı genişletme zamanı.

Sonuç olarak, federasyon kurmak; sabır, detaylı bir planlama ve hukuki süreçlere hakimiyet gerektiren, ancak tamamlandığında sivil toplumda büyük bir etki yaratma potansiyeli taşıyan değerli bir adımdır. Bu zorlu ama bir o kadar da anlamlı yolculukta profesyonel bir desteğe ihtiyaç duyduğunuz her an, DernekWeb olarak hem danışmanlık hem de dijital çözümlerimizle yanınızdayız.

Sıkça Sorulan Sorular

Federasyon ile Konfederasyon arasındaki fark nedir?
En az 5 derneğin bir araya gelmesiyle federasyon oluşur. En az 3 federasyonun bir araya gelmesiyle ise sivil toplumdaki en üst çatı örgütü olan konfederasyon kurulur.

Gerçek kişiler veya vakıflar federasyona üye olabilir mi?
Hayır. Federasyonlara sadece dernekler üye olabilir. Vakıflar veya bireyler, federasyonların üyesi olamazlar.

Federasyon kurmanın maliyeti nedir?
Maliyet; noter masrafları, defter tasdik ücretleri ve özellikle tüzük hazırlığı için alınacak profesyonel danışmanlık hizmetinin kapsamına göre değişir. Dernek kurmaya göre daha maliyetli bir süreçtir.