Dernek Defterleri Nedir? Nasıl Tutulur? 2023

Dernek defterleri, bir derneğin tüm idari ve mali faaliyetlerinin yasalara uygun olarak kaydedildiği resmi belgelerdir. Derneklerin çalışma esasları, tüzükleri ve Dernekler Kanunu çerçevesinde belirlenir ve bu kayıtların düzenli olarak tutulması yasal bir zorunluluktur. Bu defterler, yönetim süreçlerini şeffaf bir şekilde izlemek, denetlemek ve kurumsal hafızayı oluşturmak için kritik öneme sahiptir.

Derneklerin tutması gereken defterler, faaliyet alanlarına ve işletme hesabı esasına mı yoksa bilanço esasına göre mi defter tuttuğuna göre değişiklik gösterebilir. Ancak, Dernekler Yönetmeliği'ne göre zorunlu olan temel defterler şunlardır:

Zorunlu Olarak Tutulması Gereken Defterler

1. Karar Defteri: Yönetim kurulu toplantılarında alınan tüm kararların tarih ve numara sırasıyla yazıldığı en önemli defterdir.
2. Üye Kayıt Defteri: Derneğe üye olan kişilerin kimlik bilgileri, giriş ve çıkış tarihlerinin kaydedildiği defterdir.
3. Evrak Kayıt Defteri: Derneğe gelen ve dernekten giden tüm evrakların tarih ve numara ile kaydedildiği defterdir.
4. İşletme Hesabı Defteri: Derneğin gelir ve giderlerinin düzenli olarak işlendiği defterdir. (Bilanço esasına geçen dernekler bunun yerine Yevmiye Defteri, Büyük Defter ve Envanter Defteri tutar.)
5. Alındı Belgesi Kayıt Defteri: Dernek adına tahsil edilen paralara karşılık verilen alındı belgelerinin seri ve sıra numaralarının kaydedildiği defterdir.
6. Demirbaş Defteri: Derneğe ait olan ve kullanım ömrü bir yıldan fazla olan tüm demirbaşların (bilgisayar, masa, sandalye vb.) kaydedildiği defterdir.

Bu temel defterlere ek olarak, dernekler ihtiyaçlarına göre yardımcı defterler de tutabilirler.

Dernek Defterlerinin Detayları ve Nasıl Tutulacağı

Her bir defterin kendine özgü bir amacı ve tutulma şekli vardır:

1. Dernek Karar Defteri

Yönetim kurulu toplantılarında alınan kararların yazıldığı bu defter, dernek yönetiminin en temel belgesidir. Toplantıda görüşülen konular, alınan kararlar ve bu kararlara katılan üyelerin imzaları eksiksiz olarak yer almalıdır. Kararlar, toplantı sonunda deftere işlenir ve imzalanır.

2. Üye Kayıt Defteri

Bu deftere, dernek üyelerinin adı, soyadı, T.C. kimlik numarası, iletişim bilgileri, derneğe giriş ve üyelikten ayrılış tarihleri gibi bilgiler işlenir. Üye bilgilerinin güncel tutulması, üye haklarının korunması ve genel kurul süreçleri için hayati önem taşır.

3. Evrak Kayıt Defteri

Derneğin resmi yazışmalarının takibi için kullanılır. Gelen ve giden tüm evraklar (resmi yazılar, faturalar, dilekçeler vb.) tarih sırasına göre numaralandırılarak bu deftere kaydedilir. Bu, kurumsal düzeni sağlar ve belgelerin kaybolmasını önler.

4. İşletme Hesabı Defteri

Derneğin finansal durumunu gösteren bu deftere, tüm gelirler ve giderler düzenli olarak işlenir. Bir tarafa gelirler, diğer tarafa giderler yazılarak derneğin mali durumu takip edilir. Bu defter, şeffaflık ve hesap verebilirlik için vazgeçilmezdir.

5. Demirbaş Defteri

Derneğin mülkiyetinde bulunan ve uzun ömürlü olan tüm eşyaların kaydıdır. Demirbaşın adı, satın alındığı tarih, bedeli ve amortisman bilgileri gibi detaylar bu defterde yer alır. Bu, derneğin varlıklarının takibini kolaylaştırır.

6. Alındı Belgesi Kayıt Defteri

Dernek adına yapılan tüm tahsilatlar (bağış, aidat vb.) için kesilen alındı belgelerinin seri ve sıra numaraları, kesilme tarihi ve tutarı bu deftere işlenir. Bu, mali denetimlerde en çok incelenen defterlerden biridir.

Tüm bu defterlerin usulüne uygun ve eksiksiz olarak tutulması, derneğinizin yasal sorumluluklarını yerine getirmesi ve şeffaf bir yönetim anlayışına sahip olması için zorunludur.